Anfragen verstreut über WhatsApp, E-Mails und Anrufe
Ohne einen Ort, an dem sie alle landen, ist es leicht, dass eine Anfrage scheitert, nur weil sie über einen anderen Kanal als üblich ankommt.
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Führung eines Reisebüros mit einem CRM
Reiseanfragen werden schnell zu Reiserouten, Anzahlungen und einem Stapel Dokumente – und ein verpasstes Nachfassen nach der Reise ist ein verlorener Stammkunde. So strukturieren Sie das in einem CRM.
Warum Reisebuchungen mehr als einen Buchungskalender brauchen
Eine einzelne Reise berührt viele bewegliche Teile – eine Reiseroute, eine Kaution und einen Saldo, Visadokumente, Reisepräferenzen – und ein Gruppenchat oder gemeinsamer Posteingang verliert schließlich mindestens einen davon aus den Augen. Schlimmer noch: Nach der Reise endet die Beziehung meist einfach, obwohl ein glücklicher Reisender eine der einfachsten Wiederholungsbuchungen ist, die eine Agentur bekommen kann, wenn jemand tatsächlich nachhakt.
Von der Anfrage zur Wiederholungsbuchung
Eine Reisebuchung hat einen klaren Anfang und ein klares Ende – was die Nachverfolgung erleichtert, solange jede Phase erfasst und nicht ad hoc durchgeführt wird.
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Nachforschung
Ein Reisender erkundigt sich nach einer Reise, einem Reiseziel oder Terminen – über ein Formular, einen Anruf oder eine Empfehlung. Erfassen Sie hier seine Vorlieben, nicht nur das Ziel.
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Reiseroute
Ein vorgeschlagener Reiseplan und ein Kostenvorschlag gehen zurück an den Reisenden, basierend auf dessen Budget und Vorlieben.
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Bestätigen
Der Reisende bestätigt, eine Kaution wird erhoben und die erforderlichen Dokumente – Pässe, Visa – werden angefordert.
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Rückgabe
Nach der Reise sammelt ein Nachverfolgungsgespräch das Feedback auf und eröffnet das Gespräch für die nächste Buchung wieder, anstatt die Beziehung ruhig werden zu lassen.
Wo Reisebuchungen meist schiefgehen
Dies sind die wiederkehrenden Lücken, die bei Agenturen und Reiseveranstaltern auftreten, bevor sie den Buchungsprozess zentralisieren.
Einzahlungs- und Guthabenstatus werden nicht zentral erfasst
Niemand hat eine klare Antwort auf die Frage: 'Hat dieser Reisende seinen Saldo schon bezahlt?', ohne die Zahlungsunterlagen durchzugehen.
Nach Ende der Reise gibt es keine Nachverfolgung
Ein Reisender, der eine großartige Reise hatte, hört nie wieder von der Agentur – die einfachste Wiederholungsbuchungsgelegenheit, vergeudet.
Visa- und Dokumentenstatus finden sich in E-Mail-Threads
Es ist schwer auf den ersten Blick zu erkennen, welche Reisenden noch die erforderlichen Dokumente kurz vor der Abreise fehlen.
Was man einrichten sollte, bevor man live geht
Diese Felder und Regeln machen den Lebenszyklus darüber nachvollziehbar und nicht etwas, woran sich jeder einfach nur erinnert.
Reisefelder: Ziel, Daten und Reisepräferenzen
So können die Reisepläne an die tatsächlichen Wünsche des Reisenden angepasst und nicht jedes Mal neu gefragt werden.
Einzahlung und Saldo werden als Felder in der Buchung nachgezeichnet
Eine Ansicht kann also jede Buchung mit ausstehendem Saldo anzeigen, ohne die Zahlungsaufzeichnungen manuell überprüfen zu müssen.
Eine Dokumenten-Checkliste pro Buchung
Reisepass, Visum und andere Anforderungen werden pro Reisender erfasst, sodass kurz vor der Abreise nichts fehlt.
Eine Nachfolgephase nach der Reise
Eine Phase, in die die Buchung nach der Rückkehr übergeht, mit einer Erinnerung daran, einzuchecken und die nächste Reise anzubieten.
Was Worxley zusätzlich zu diesem Workflow hinzufügt
Der oben gezeigte vierstufige Ablauf funktioniert in jedem CRM, das Einzahlungen und Dokumente als Felder verfolgen kann. Das Worxley fügt automatisierte Nachverfolgung, Einzahlungs-/Saldenverfolgung sowie eine KI-Suche hinzu, die darauf ausgerichtet ist, wie Reisebüros tatsächlich arbeiten.
Automatisierte Nachverfolgung
Nachsorgetermine nach der Reise und vor der Abreise verlaufen planmäßig, ohne dass jemand daran denkt, sie zu verschicken.
Einzahlungs- und Kontostandsverfolgung
Sehen Sie genau, was bei jeder Buchung bezahlt wird und was aussteht, ohne ein separates Kassenbuch zu prüfen.
Status von Visa und Dokumenten
Verfolgen Sie, welche Dokumente für jeden Reisenden bei einer Buchung erhalten oder noch ausstehen.
KI-Suche über Reisen hinweg
Fragen Sie in einfacher Sprache, welche Reisenden noch einen Restbetrag zahlen oder welche Fahrten nächsten Monat starten.
FAQ
Ein Buchungssystem regelt Verfügbarkeit und Reservierungen. Es verfolgt die Beziehung und den Verkaufsprozess darum herum – Anfrage, Reiseplan, Kaution, Dokumente und die Nachverfolgung nach der Rückkehr. Viele Agenturen betreiben beides, verbunden durch denselben Reisedatensatz.
Erfassen Sie jede Zahlung gegen die Buchung, sobald sie stattfindet, und lassen Sie das Feld für den Saldo automatisch berechnen – anstatt es in einer separaten Tabelle zu verfolgen, die manuell synchronisiert werden muss.
Ja – eine Regel kann eine Buchung eine festgelegte Anzahl Tage nach dem Rückgabetermin in eine Nachfolgephase verschieben und den Inhaber daran erinnern, sich zu melden.
Importieren Sie aktuelle und bevorstehende Buchungen als Ausgangspunkt und wenden Sie die oben genannten Phasen ab jetzt an. Den größten Nutzen bringt die saubere Nachverfolgung von Anzahlungen, Dokumenten und Nachfassaktionen ab heute.
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Nutzen Sie die Pipeline aus diesem Leitfaden als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihr Unternehmen an.