Los informes están en una bandeja de entrada compartida
Quien revisa el correo primero responde, y no hay registro de qué informes fueron calificados, ignorados o perdidos antes de que nadie los revisara.
Guía de la industria
Dirigir una agencia de marketing digital en un CRM
El trabajo de la agencia vive y muere en el traspaso desde el brief hasta la propuesta y luego el contrato de retención — y al detectar una renovación antes de que caduque. Así es como estructurar eso en un CRM.
Por qué las canaletas de agencias necesitan más estructura que una lista de leads
La cartera de una agencia de marketing no son solo prospectos y acuerdos ganados: son los briefs que necesitan ser cualificados, los ámbitos que hay que estimar, las propuestas que hay que firmar y los contratos que hay que renovar meses después. Si solo sigues la primera venta, seguirás perdiendo la mitad más silenciosa y rentable de los ingresos de la agencia: la renovación que nadie detectó a tiempo.
Del informe entrante a la renovación de los anticipos
El trabajo en la agencia avanza por un arco más largo que una sola venta: no termina en 'ganar', continúa durante la incorporación y la siguiente renovación.
- 1
Informe de entrada
Un posible cliente envía un informe mediante un formulario, una recomendación o una comunicación en frío. El informe en sí debe adjuntarse al expediente, no estar en una bandeja de entrada separada.
- 2
Clasificación
El presupuesto, el calendario y el ajuste se revisan antes de dedicar tiempo real a la investigación.
- 3
Descubrimiento
Una llamada o taller más profundo aclara objetivos, canales y el rendimiento actual.
- 4
Alcance y estimación
Los entregables y un anticipo o valor del proyecto se redactan en función del descubrimiento.
- 5
Pitch
El enfoque y el alcance propuestos se remiten a la perspectiva, a menudo con una baraja junto a la propuesta formal.
- 6
Propuesta / firma electrónica
El alcance se convierte en una propuesta o contrato firmable con valor de retención y fecha de inicio.
- 7
Ganado
El contrato está firmado. Este es el punto de inicio de la incorporación, no la meta.
- 8
Incorporación
Se configuran accesos, activos de marca y cadencia de reportes: la última milla que determina si el primer mes transcurre sin problemas.
- 9
Retenedor y expansión
La cuenta pasa a una entrega continua, seguida hacia la fecha de renovación y cualquier oportunidad de venta adicional.
Donde suelen fallar las canaletas de agencias
Las mismas pocas lagunas aparecen en la mayoría de las agencias antes de que establezcan un sistema real alrededor del ciclo de vida del cliente.
Deslizamiento del alcance sin registro del alcance original
Sin el SOW original adjunto a la cuenta, es imposible decirle a un cliente —o a tu propio equipo de entrega— qué se acordó realmente.
Se pierden las renovaciones de los anticipos
Un anticipo de 12 meses caduca silenciosamente porque nadie tenía un recordatorio programado para el mes 11.
No hay visibilidad sobre qué cuentas están en riesgo
Un cliente con un contrato de anticipación se queda callado durante semanas y nadie se da cuenta hasta que la conversación sobre la renovación ya es demasiado tarde para tenerla.
Qué configurar antes de salir en directo
Una pipeline que refleje el ciclo de vida anterior solo funciona si estos están configurados, no si se dejan como valores predeterminados.
Etapas de la tubería que cubren todo el ciclo de vida, no solo hasta 'Ganar'
Resumen, Calificación, Descubrimiento, Alcance, Presentación, Propuesta, Ganado, Incorporación, Retención — como etapas reales por las que avanza una cuenta.
Valor del retenedor y fecha de renovación como campos en la cuenta
Así que un informe puede mostrar cada cuenta que se renueva en los próximos 60 días sin que nadie lo revise manualmente.
Firma electrónica en la propuesta
Así que 'ganaron' es un registro firmado y con marca de tiempo — no un sí verbal que aún requiera un contrato persiguiendo.
Una puntuación simple de salud o actividad por cuenta
Una señal para cuentas que han dejado de funcionar, así que aparece un riesgo de renovación antes de la fecha de renovación.
Qué añade Worxley a este flujo de trabajo
Este ciclo de vida puede construirse en cualquier CRM flexible. Worxley añade las piezas que las agencias solicitan específicamente: una breve captación que se enruta sola, firma electrónica en propuestas e IA que pueda buscar cuentas de retención por ti en lugar de que tú solo tengas que desplazarte por una hoja de cálculo.
Entrada y enrutado breves
Los informes entrantes aparecen como registros y se dirigen automáticamente a la persona correcta, en lugar de estar en una bandeja de entrada compartida.
Firma electrónica integrada
Envía y firma propuestas sin una herramienta separada: el contrato firmado permanece en el mismo registro de cuenta.
Seguimiento de retención y renovación
El valor de retención y la fecha de renovación como campos reales, aparecían en vistas e informes en lugar de estar enterrados en notas.
Búsqueda por IA entre cuentas
Pregunta qué anticipos renuevan este trimestre o qué cuentas han quedado en silencio, en lenguaje claro, en lugar de construir un filtro a mano.
Preguntas frecuentes
Sí — usa el mismo ciclo de vida para ambos y deja que los campos específicos de los retenedores (fecha de renovación, valor de retenedor) permanezcan vacíos en los registros de proyectos puntuales.
Mantén el registro del CRM centrado en la relación comercial — alcance, valor, renovación — y enlaza con el lugar donde tu equipo realmente gestiona los entregables diarios, en lugar de duplicar la gestión de proyectos dentro del CRM.
Sí — un campo de fecha de renovación con una regla de recordatorio establecida con un número fijo de días antes significa que nadie tiene que recordar consultar un calendario.
Importa tu lista de clientes actual como punto de partida y luego aplica las etapas de pipeline anteriores a partir de ahora. La mayor parte del valor obtienes siguiendo correctamente la nueva actividad, no con el historial de relleno.
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