Os briefs ficam em uma caixa de entrada compartilhada
Quem checa o e-mail primeiro responde, e não há registro de quais briefings foram qualificados, ignorados ou perdidos antes mesmo de alguém consultá-los.
Guia da Indústria
Administrando uma agência de marketing digital em um CRM
O trabalho da agência vive e morre na passagem do briefing para a proposta e depois do contrato — e ao garantir uma renovação antes que ela expire. Veja como estruturar isso em um CRM.
Por que os pipelines de agências precisam de mais estrutura do que uma lista de leads
O pipeline de uma agência de marketing não é apenas prospects e contratos conquistados — são os briefings que precisam ser qualificados, os escopos que precisam ser estimados, as propostas que precisam ser assinadas e os contratos que precisam ser renovados meses depois. Acompanhe apenas a primeira venda e você continuará perdendo a metade mais silenciosa e lucrativa da receita da agência: a renovação que ninguém sinalizou a tempo.
Do briefing de entrada à renovação do contrato de retenção
O trabalho em agências avança por um arco mais longo do que uma única venda — não termina em 'ganhou', continua durante a integração e a próxima renovação.
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Resumo recebido
Um prospect envia um resumo por meio de formulário, indicação ou comunicação fria. O próprio resumo deve ser anexado ao registro, não estar em uma caixa de entrada separada.
- 2
Qualificação
Orçamento, cronograma e ajuste são verificados antes de dedicar tempo real à descoberta.
- 3
Descoberta
Uma chamada ou workshop mais profundo esclarece objetivos, canais e desempenho atual.
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Escopo e estimativa
Entregas e um contrato de retenção ou valor do projeto são elaborados com base na descoberta.
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Pitch
A abordagem proposta e o escopo remontam à perspectiva, geralmente com um deck ao lado da proposta formal.
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Proposta / e-sign
O escopo se torna uma proposta ou contrato assinável com valor de retenção e data de início.
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Venceu
O contrato é assinado. Esse é o ponto de início da integração, não a linha de chegada.
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Integração
Acesso, ativos de marca e cadência de relatórios são configurados — a última milha que determina se o primeiro mês vai correr sem problemas.
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Retenção e expansão
A conta entra em entrega contínua, acompanhada até a data de renovação e qualquer oportunidade de upsell.
Onde os pipelines das agências geralmente quebram
As mesmas poucas lacunas aparecem na maioria das agências antes de implementarem um sistema real para o ciclo de vida do cliente.
Expansão do escopo sem registro do escopo original
Sem o SOW original vinculado à conta, é impossível dizer a um cliente — ou à sua própria equipe de entrega — o que realmente foi acordado.
Renovações de retenção são perdidas
Um contrato de 12 meses caduce silenciosamente porque ninguém tinha um lembrete marcado para o mês 11.
Sem visibilidade sobre quais contas estão em risco
Um cliente com contrato de retenção fica em silêncio por semanas e ninguém percebe até que a conversa sobre renovação já seja tarde demais para ter.
O que configurar antes de entrar no ar
Um pipeline que espelha o ciclo de vida acima só funciona se esses modelos estiverem configurados, e não deixados como padrão.
Estágios do pipeline que cobrem todo o ciclo de vida, não apenas até 'Ganhar'
Brief, Qualificação, Descoberta, Escopo, Apresentação, Proposta, Ganho, Onboarding, Retenção — como etapas reais que uma conta passa.
Valor do contrato e data de renovação como campos na conta
Assim, um relatório pode aparecer para toda renovação de conta nos próximos 60 dias sem que ninguém cheque manualmente.
Assinatura eletrônica na proposta
Então, 'ganhou' é um registro assinado, com carimbo de data e hora — não um sim verbal que ainda precisa de um contrato perseguido.
Uma pontuação simples de saúde ou atividade por conta
Um sinal para contas que ficaram sem funcionamento, então o risco de renovação aparece antes da data de renovação.
O que o Worxley adiciona a esse fluxo de trabalho
Esse ciclo de vida pode ser construído em qualquer CRM flexível. O Worxley adiciona as peças que as agências solicitam especificamente: uma breve entrada que se encaminha sozinha, assinatura eletrônica em propostas e IA que pode buscar contas de retenção para você em vez de você ficar rolando uma planilha.
Entrada breve e roteamento
Os briefs recebidos chegam como registros e encaminham automaticamente para a pessoa certa, em vez de ficarem em uma caixa de entrada compartilhada.
Assinatura e-incorporada
Envie e assine propostas sem uma ferramenta separada — o contrato assinado fica no mesmo registro de conta.
Acompanhamento de retenção e renovação
Valor de retenção e data de renovação como campos reais, surgiam em visualizações e relatórios em vez de escondidos em anotações.
Busca por IA entre contas
Pergunte quais adiantamentos renovam este trimestre ou quais contas ficaram silenciosas, em linguagem simples, em vez de construir um filtro manualmente.
FAQ
Sim — use o mesmo ciclo de vida para ambos, e deixe os campos específicos do retentor (data de renovação, valor do retentor) vazios nos registros de projetos únicos.
Mantenha o registro do CRM focado no relacionamento comercial — escopo, valor, renovação — e conecte-se para onde sua equipe realmente gerencia os entregáveis do dia a dia, em vez de duplicar a gestão de projetos dentro do CRM.
Sim — um campo de data de renovação com uma regra de lembrete definida com um número fixo de dias antes significa que ninguém precisa lembrar de checar um calendário.
Importe sua lista atual de clientes como ponto de partida e depois aplique as etapas do pipeline acima daqui para frente. Você obtém a maior parte do valor acompanhando a nova atividade corretamente, não com o histórico de preenchimento anterior.
COMECE GRÁTIS
Você já viu como funciona no papel. Agora configure de verdade.
Use o pipeline deste guia como ponto de partida e ajuste-o ao seu negócio.