Os briefs ficam numa caixa de entrada partilhada
Quem verifica o email primeiro responde, e não há registo de quais os briefings que foram qualificados, ignorados ou perdidos antes de alguém sequer os ver.
Guia da Indústria
Gerir uma agência de marketing digital num CRM
O trabalho da agência vive e morre na passagem do briefing para a proposta e depois para o contrato — e ao apanhar uma renovação antes que esta expire. Aqui está como estruturar isso num CRM.
Porque é que os pipelines de agências precisam de mais estrutura do que uma lista de leads
O pipeline de uma agência de marketing não são apenas potenciais clientes e negócios ganhos — são briefings que precisam de ser qualificados, âmbios que precisam de estimação, propostas que precisam de ser assinadas e contratos que precisam de ser renovados meses depois. Acompanhe apenas a primeira venda e continuará a perder a metade mais silenciosa e lucrativa das receitas da agência: a renovação que ninguém assinalou a tempo.
Do briefing de entrada para a renovação do contrato de retenção
O trabalho em agências percorre um arco mais longo do que uma única venda — não termina no 'ganho', continua durante a integração e a próxima renovação.
- 1
Resumo recebido
Um potencial cliente submete um resumo através de um formulário, encaminhamento ou comunicação a frio. O próprio relatório deve ser anexado ao registo, não estar numa caixa de entrada separada.
- 2
Qualificação
Orçamento, prazo e ajuste são verificados antes de se dedicar tempo real à descoberta.
- 3
Descoberta
Uma chamada ou workshop mais profundo esclarece objetivos, canais e o desempenho atual.
- 4
Âmbito e estimativa
Os entregáveis e um contrato de retenção ou valor do projeto são elaborados com base na descoberta.
- 5
Pitch
A abordagem e o âmbito propostos remontam à perspetiva, muitas vezes com um deck ao lado da proposta formal.
- 6
Proposta / e-sign
O âmbito torna-se uma proposta ou contrato assinável com valor de retenção e data de início.
- 7
Venceu
O contrato está assinado. Este é o ponto de início da integração, não a linha de chegada.
- 8
Integração
O acesso, os ativos da marca e a cadência de relatórios são definidos — a última milha que determina se o primeiro mês corre sem problemas.
- 9
Retenção e expansão
A conta entra em entrega contínua, acompanhada até à data de renovação e a qualquer oportunidade de upsell.
Onde os pipelines das agências costumam falhar
As mesmas poucas lacunas aparecem na maioria das agências antes de implementarem um sistema real para o ciclo de vida do cliente.
Expansão do alcance sem registo do escopo original
Sem o SOW original associado à conta, é impossível dizer a um cliente — ou à sua própria equipa de entrega — o que foi realmente acordado.
As renovações de retenção são ignoradas
Um contrato de 12 meses expira discretamente porque ninguém tinha um lembrete definido para o mês 11.
Sem visibilidade sobre quais as contas em risco
Um cliente com contrato de adiantamento fica calado durante semanas e ninguém repara até que a conversa sobre renovação já seja tarde demais para ter.
O que configurar antes de entrar no ar
Um pipeline que espelha o ciclo de vida acima só funciona se estes estiverem configurados, e não deixados como predefinidos.
Estágios do pipeline que cobrem todo o ciclo de vida, não apenas até 'Ganhar'
Resumo, Qualificação, Descoberta, Âmbito, Apresentação, Proposta, Ganho, Integração, Retenção — como fases reais por que uma conta avança.
Valor do adiantamento e data de renovação como campos na conta
Assim, um relatório pode aparecer em todas as contas renovadas nos próximos 60 dias sem que ninguém verifique manualmente.
Assinatura eletrónica na proposta
Portanto, 'ganhou' é um registo assinado, com carimbo temporal — não um sim verbal que ainda precise de um contrato perseguido.
Uma pontuação simples de saúde ou atividade por conta
Um sinal para contas que ficaram silenciosas, de modo a que o risco de renovação apareça antes da data de renovação.
O que o Worxley adiciona a este fluxo de trabalho
Este ciclo de vida pode ser construído em qualquer CRM flexível. O Worxley acrescenta as peças que as agências pedem especificamente: uma breve captação que se encaminha sozinha, assinatura eletrónica em propostas e IA que pode pesquisar contas de retenção por si em vez de andar a rolar numa folha de cálculo.
Breve captação e roteamento
Os briefs recebidos chegam automaticamente como registos e encaminham-se automaticamente para a pessoa certa, em vez de ficarem numa caixa de entrada partilhada.
Assinatura electrónica incorporada
Envie e assine propostas sem uma ferramenta separada — o contrato assinado fica no mesmo registo da conta.
Acompanhamento de retenção e renovação
Valor de retenção e data de renovação como campos reais, surgiam em visualizações e relatórios em vez de estarem escondidos em notas.
Pesquisa por IA entre contas
Pergunte quais os honorários que renovam este trimestre ou quais as contas que ficaram silenciosas, em linguagem clara, em vez de construir um filtro manualmente.
FAQ
Sim — use o mesmo ciclo de vida para ambos, e deixe os campos específicos do retentor (data de renovação, valor do retentor) vazios nos registos de projetos pontuais.
Mantenha o registo do CRM focado na relação comercial — âmbito, valor, renovação — e ligue para onde a sua equipa realmente gere os entregáveis do dia a dia, em vez de duplicar a gestão de projetos dentro do CRM.
Sim — um campo de data de renovação com uma regra de lembrete definida com um número fixo de dias antes significa que ninguém tem de se lembrar de consultar um calendário.
Importa a tua lista de clientes atual como ponto de partida e depois aplica as etapas do pipeline acima daqui para a frente. Obténs a maior parte do valor ao acompanhar corretamente a nova atividade, não ao preencher o histórico.
COMECE GRÁTIS
Já viu como funciona no papel. Agora configure-o a sério.
Use o pipeline deste guia como ponto de partida e ajuste-o ao seu negócio.