Leads erfassen und kein Follow-up mehr verpassen

Warum Leads durchs Raster fallen

Die meisten verlorenen Leads gehen nicht an einen Wettbewerber verloren. Sie gehen in einem Posteingang verloren, den niemand geprüft hat, in einem Formular, das die falsche Person per E-Mail benachrichtigt hat, oder in dem Versprechen, „am Donnerstag zurückzurufen“, das nur im Kopf von jemandem existierte. Die Lösung ist überall dieselbe: Jeder Lead landet an einem Ort, jeder Lead hat einen Verantwortlichen, und jeder Verantwortliche hat eine Uhr, die anzeigt, wann der nächste Kontakt fällig ist.

Von der ersten Anfrage zum verlässlichen Follow-up

Richten Sie diese Schritte der Reihe nach ein. Am Ende erreicht ein neuer Lead die richtige Person – mit einer Frist.

1. 01

   Jede Lead-Quelle anbinden

   Fügen Sie unter Configuration → Marketplace → Webhook Integrations für jede Quelle eine eingehende Verbindung hinzu – Ihr Website-Formular, Google Forms, Facebook Lead Ads, IndiaMART, JustDial, Immobilienportale, Zapier oder Make – und ordnen Sie deren Felder einmalig zu. Wiederholte Anfragen werden übersprungen.

   Schritt für Schritt im Hilfecenter
2. 02

   Vorhandene Leads übernehmen

   Importieren Sie Ihre bestehende Liste aus CSV oder Excel unter Leads → Import. Import with AI bereinigt unordentliche Zeilen und lässt Sie diese prüfen, bevor etwas gespeichert wird.

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3. 03

   Jeden Lead einem Verantwortlichen zuweisen

   Wählen Sie unter Configuration → Leads → Auto Assignment, wie Leads verteilt werden – im Round-Robin-Verfahren, nach Auslastung oder nach Quelle, Kampagne oder Standort –, und testen Sie die Regeln mit Simulate Assignment, bevor Sie sie aktivieren.

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4. 04

   Eine Uhr für die erste Antwort stellen

   Legen Sie unter Configuration → Leads → SLA fest, wie schnell ein neuer Lead eine erste Antwort erhalten muss und wie oft danach nachgefasst wird. Vertriebsmitarbeiter sehen bei jedem Lead einen Countdown, und überfällige Leads werden an die Person oder das Team eskaliert, die Sie bestimmen.

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5. 05

   Jeden Kontakt als Aufgabe planen

   Anrufe, E-Mails, Meetings, Besuche und WhatsApp-Nachrichten werden jeweils zu einer Aufgabe mit Fälligkeitsdatum. Über eine Team-Warteschlange kann jeder, der gerade frei ist, die nächste übernehmen.

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6. 06

   Wiederkehrende Erinnerungen automatisieren

   Email Sequences versenden eine geplante Folge von E-Mails und Aufgaben und stoppen von selbst, wenn der Lead antwortet, sich abmeldet oder eine E-Mail unzustellbar ist.

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Wo das Nachfassen scheitert

Auf diese vier Punkte gehen die meisten Leads zurück, von denen Teams nie wieder etwas hören.

• Leads, die in Posteingängen liegen

  Ein Formular, das eine einzelne Person per E-Mail benachrichtigt, bedeutet: Leads verschwinden, wenn diese Person beschäftigt oder abwesend ist. Leiten Sie stattdessen jede Quelle ins CRM.

• Leads ohne Verantwortlichen

  Ein Lead, den alle sehen, ist ein Lead, den niemand anruft. Weisen Sie einen Verantwortlichen zu, sobald er eingeht.

• Keine Frist für die erste Antwort

  Ohne Reaktionsziel wartet die erste Antwort, bis jemand Zeit hat. Ein sichtbarer Countdown ändert das.

• Follow-ups, die nur im Kopf existieren

  „Ich rufe sie nächste Woche an“ muss eine Aufgabe mit Datum sein – sonst passiert es nicht.

Ihre Checkliste für die Einrichtung

Prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie Ihre Formulare auf Worxley umstellen.

Was Worxley Ihnen dafür bietet

Worxley bündelt Erfassung, Zuweisung und Follow-up direkt am Lead, sodass die Person, die ihn bearbeitet, sieht, woher er kam, wie lange er gewartet hat und was als Nächstes fällig ist.

Fertige eingehende Verbindungen

Website-Formulare, Google Forms, Facebook Lead Ads, Lead-Portale, Zapier und Make – jeweils einmal zugeordnet.

Automatische Zuweisung

Round Robin, nach Auslastung oder nach Quelle, Kampagne oder Standort – mit einem Simulator zum Testen.

Reaktions-Timer und Eskalation

Ein Countdown bei jedem Lead und eine Eskalation, wenn eine Frist verstreicht.

E-Mail-Sequenzen, die bei einer Antwort stoppen

Geplante Follow-ups, die von selbst enden, sobald ein Lead antwortet.

FAQ