लीड कैप्चर करना और कोई फ़ॉलो-अप न छूटने देना
लीड फ़ॉर्म, पोर्टल, WhatsApp और कॉल से आती हैं — और आमतौर पर सबसे तेज़ जवाब देने वाला जीतता है। यहाँ जानें कि हर स्रोत को एक जगह कैसे लाएँ, हर लीड को किसी ओनर तक कैसे पहुँचाएँ, और यह कैसे पक्का करें कि किसी को बहुत देर तक इंतज़ार न करना पड़े।
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लीड हाथ से क्यों निकल जाती हैं
ज़्यादातर खोई हुई लीड किसी प्रतिस्पर्धी के पास नहीं जातीं। वे ऐसे इनबॉक्स में खो जाती हैं जिसे किसी ने देखा नहीं, ऐसे फ़ॉर्म में जिसने गलत व्यक्ति को ईमेल भेजा, या "गुरुवार को वापस कॉल करूँगा" जैसे वादे में जो सिर्फ़ किसी के दिमाग में था। इसका हल हर जगह एक ही है: हर लीड एक जगह आए, हर लीड का एक ओनर हो, और हर ओनर के पास एक घड़ी हो जो बताए कि अगला संपर्क कब करना है।
पहली पूछताछ से लगातार फ़ॉलो-अप तक
इन्हें क्रम से सेट करें। आख़िर तक, हर नई लीड डेडलाइन के साथ सही व्यक्ति तक पहुँचेगी।
हर लीड स्रोत कनेक्ट करें
Configuration → Marketplace → Webhook Integrations में हर स्रोत के लिए एक इनबाउंड कनेक्शन जोड़ें — आपकी वेबसाइट का फ़ॉर्म, Google Forms, Facebook Lead Ads, IndiaMART, JustDial, प्रॉपर्टी पोर्टल, Zapier या Make — और उसके फ़ील्ड एक बार मैप करें। दोहराई गई पूछताछ छोड़ दी जाती है।
हेल्प सेंटर में स्टेप-बाय-स्टेपपहले से मौजूद लीड ले आएँ
अपनी मौजूदा सूची Leads → Import में CSV या Excel से इंपोर्ट करें। Import with AI गड़बड़ पंक्तियों को साफ़ करता है और कुछ भी सेव होने से पहले आपको उनकी समीक्षा करने देता है।
हेल्प सेंटर में स्टेप-बाय-स्टेपहर लीड को एक ओनर तक पहुँचाएँ
Configuration → Leads → Auto Assignment में चुनें कि लीड कैसे बाँटी जाएँ — राउंड रॉबिन, वर्कलोड के हिसाब से, या स्रोत, कैंपेन या लोकेशन के हिसाब से — और चालू करने से पहले Simulate Assignment से नियमों को टेस्ट करें।
हेल्प सेंटर में स्टेप-बाय-स्टेपपहले जवाब पर घड़ी लगाएँ
Configuration → Leads → SLA में तय करें कि नई लीड को पहला जवाब कितनी जल्दी मिलना चाहिए और उसके बाद कितनी बार फ़ॉलो-अप करना है। रेप को हर लीड पर काउंटडाउन दिखता है, और ओवरड्यू लीड आपके चुने व्यक्ति या टीम तक एस्केलेट हो जाती हैं।
हेल्प सेंटर में स्टेप-बाय-स्टेपहर संपर्क को टास्क के रूप में प्लान करें
कॉल, ईमेल, मीटिंग, विज़िट और WhatsApp मैसेज — हर एक ड्यू डेट वाला टास्क बन जाता है। टीम क्यू की मदद से जो भी खाली हो, वह अगला टास्क ले सकता है।
हेल्प सेंटर में स्टेप-बाय-स्टेपबार-बार भेजे जाने वाले रिमाइंडर ऑटोमेट करें
Email Sequences ईमेल और टास्क की एक तय श्रृंखला भेजते हैं, और लीड के जवाब देने, अनसब्सक्राइब करने या ईमेल बाउंस होने पर अपने-आप रुक जाते हैं।
हेल्प सेंटर में स्टेप-बाय-स्टेप
फ़ॉलो-अप कहाँ टूटता है
टीमें जिन लीड से फिर कभी नहीं सुनतीं, उनमें से ज़्यादातर के पीछे यही चार कारण होते हैं।
इनबॉक्स में पड़ी लीड
जो फ़ॉर्म सिर्फ़ एक व्यक्ति को ईमेल करता है, उससे लीड तब गायब हो जाती हैं जब वह व्यक्ति व्यस्त या छुट्टी पर हो। इसके बजाय हर स्रोत को CRM में भेजें।
बिना ओनर की लीड
जो लीड सबको दिखती है, उसे कोई कॉल नहीं करता। लीड आते ही उसका ओनर असाइन करें।
पहले जवाब की कोई डेडलाइन नहीं
रिस्पॉन्स टारगेट के बिना पहला जवाब तब तक रुका रहता है जब तक किसी के पास समय न हो। सामने दिखता काउंटडाउन इसे बदल देता है।
किसी के दिमाग में रखे फ़ॉलो-अप
"अगले हफ़्ते उन्हें कॉल करूँगा" को तारीख वाला टास्क बनना चाहिए, वरना वह होता ही नहीं।
आपकी सेटअप चेकलिस्ट
अपने फ़ॉर्म को Worxley से जोड़ने से पहले इन्हें जाँच लें।
इसके लिए Worxley आपको क्या देता है
Worxley कैप्चर, असाइनमेंट और फ़ॉलो-अप को लीड पर ही एक साथ लाता है, ताकि लीड पर काम करने वाला व्यक्ति देख सके कि वह कहाँ से आई, कितनी देर से इंतज़ार कर रही है और आगे क्या करना है।
- तैयार इनबाउंड कनेक्शन
- वेबसाइट फ़ॉर्म, Google Forms, Facebook Lead Ads, लीड पोर्टल, Zapier और Make — हर एक सिर्फ़ एक बार मैप किया जाता है।
- ऑटोमैटिक असाइनमेंट
- राउंड रॉबिन, लोड बैलेंस्ड, या स्रोत, कैंपेन या लोकेशन के हिसाब से — टेस्ट करने के लिए सिम्युलेटर के साथ।
- रिस्पॉन्स टाइमर और एस्केलेशन
- हर लीड पर काउंटडाउन, और डेडलाइन निकल जाने पर एस्केलेशन।
- जवाब आने पर रुकने वाले ईमेल सीक्वेंस
- प्लान किए गए फ़ॉलो-अप, जो लीड के जवाब देते ही अपने-आप ख़त्म हो जाते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
नहीं। आपके पास जो फ़ॉर्म पहले से है — आपकी वेबसाइट पर, Google Forms में या Facebook Lead Ads में — उसे ही रखें और इनबाउंड कनेक्शन से जोड़ें, या API के ज़रिए लीड भेजें।
हाँ। WhatsApp, Meta Cloud API के ज़रिए जुड़ता है, और Worxley Sales Assistant आपके लिए WhatsApp पूछताछ को क्वालिफ़ाई कर सकता है। कॉल Exotel या Twilio के ज़रिए जुड़ती हैं, और इनबाउंड कॉल उस लीड को असाइन किए गए रेप के फ़ोन पर बजती हैं।
इनबाउंड कनेक्शन उस पूछताछ को छोड़ देते हैं जो उन्हें पहले मिल चुकी है। किसी और रास्ते से आ गए डुप्लिकेट के लिए, Duplicate Review मिलते-जुलते रिकॉर्ड ढूँढता है ताकि आप उन्हें मर्ज कर सकें।
SLA सेटिंग में आप फ़ॉलो-अप की अधिकतम संख्या तय कर सकते हैं। जब कोई लीड बिना जवाब दिए उस संख्या तक पहुँच जाती है, तो उसे Lost मार्क कर दिया जाता है, ताकि वह आपकी टीम का समय न ले।
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आपने देख लिया कि यह कागज़ पर कैसे काम करता है। अब इसे सच में सेट कीजिए।
इस गाइड की पाइपलाइन से शुरू करें और इसे अपने व्यवसाय के अनुसार बदलें।