提案書、電子署名、そして入金まで
商談の受注は仕事の半分にすぎません。別の電子署名ツールや請求ツールを使わずに、同じレコードから提案書を送り、契約書に署名をもらい、代金を回収する方法をご紹介します。
読了時間 5分6ステップ
なぜ「はい」の後の空白がお金を失わせるのか
クライアントが「はい」と言ってから入金されるまでの間は、商談が静かに停滞しやすい時間です。提案書は誰かの送信済みフォルダにある PDF のまま、契約書は誰も催促しない署名を待ち、請求書は1週間遅れで別のツールから発行されます。提案書、契約書、請求書がクライアントのレコードにまとまっていれば、何が誰の対応待ちなのかを誰もが確認できます。
提案書から入金まで
最初の2つは一度設定するだけです。残りは、すべての商談で行うことです。
テンプレートと採番を設定する
Configuration → Modules → Document Templates で、提案書と契約書のテンプレートを作成し、採番方法と、提案書が承諾されたときに商談をどのステージに移すかを設定します。
ヘルプセンターで手順を見る契約書に署名をもらう
最大 20 人の署名者を追加し、順番に、または全員同時に、署名リンクまたはメールで送られるワンタイムコードで署名してもらいます。リマインダーは自動で送信され、完了すると監査証明書が発行されます。
ヘルプセンターで手順を見る請求書を発行する
取引先から請求書を発行します。請求書は Draft から Issued、Paid へと進み、必要に応じてクレジットノートを、支払期限を過ぎたらリマインダーを送れます。
ヘルプセンターで手順を見る代金を回収する
決済ゲートウェイを接続し、支払いリンクを送信します。インドでは Razorpay または Cashfree、それ以外のすべての地域では Stripe です。銀行振込による支払いは手動で記録できます。
ヘルプセンターで手順を見る
見積もりから入金までの漏れどころ
どれも、受注した商談を支払い遅延に変えてしまいます。
人の頭の中にある価格
同じサービスに営業担当者ごとに違う価格を提示してしまいます。カタログがあれば、すべての提案書が同じ数字になります。
メール添付で送る提案書
PDF を送ってしまうと、開封されたのか、承諾されたのか、忘れられたのかがわかりません。代わりにレコードから送信しましょう。
誰も催促しない契約書
リマインダーのない未署名の契約書は、何週間も放置されることがあります。自動リマインダーが催促を代わりに行います。
別のツールにある請求書
請求が別の場所で行われていると、営業は誰が支払ったのかを把握できません。請求書は取引先にまとめておきましょう。
設定チェックリスト
一度済ませれば、その後のすべての商談が速くなります。
Worxley が提供するもの
Worxley では、提案書、契約書、請求書、支払いがすべてクライアントの取引先にまとまっているため、何が誰の対応待ちなのかを誰でも確認できます。
- クライアントがオンラインで承諾できる提案書
- クライアントはポータルで承諾または辞退でき、承諾された提案書は商談を自動的に次へ進められます。
- 電子署名を内蔵
- 最大 20 人の署名者に対応し、順番に、または全員同時に署名。リマインダーと監査証明書付き。
- 請求書とクレジットノート
- 採番された請求書、分割払い、クレジットノート、支払期限超過のリマインダー。
- 地域別の決済
- インドでは Razorpay または Cashfree、それ以外では Stripe。税はインド、英国・EU、米国向けに設定できます。
FAQ
いいえ。契約書は Worxley 内で、署名リンク、またはより確実な本人確認のためにメールで送られるワンタイムコードで署名され、それぞれに監査証明書が発行されます。
組織の所在国によって異なります。インドでは Razorpay または Cashfree、それ以外のすべての地域では Stripe を、組織の通貨で利用します。
はい。ゲートウェイなしで請求書を発行し、振込用の銀行口座情報を記載し、支払いを手動で記録できます。
インドの GST、英国または EU の VAT、米国の売上税、単一の国税から税制度を選ぶと、請求書はそれに基づいて計算されます。請求書は Tally、QuickBooks、Xero 向けにエクスポートでき、申告は引き続き会計担当者が行います。
あわせて読みたい
理論上の仕組みはご覧いただきました。 さあ、実際に設定しましょう。
このガイドのパイプラインを出発点に、ビジネスに合わせて調整しましょう。