Passar das folhas de cálculo para o Worxley

Porque vale a pena fazer a mudança com cuidado

Uma migração é o único momento em que pode corrigir anos de dados desorganizados de uma só vez. Se a fizer à pressa, leva a confusão para o novo sistema — contas duplicadas, negócios sem responsável, listas de opções com cinco grafias da mesma coisa. Reserve um dia para a preparar e a equipa começa no Worxley com registos em que confia, e é isso que decide se continuam a usá-lo.

A sua migração, passo a passo

Os dois primeiros passos fazem-se nas suas folhas de cálculo. Os restantes fazem-se no Data migration do Worxley, que verifica tudo antes de escrever o que quer que seja.

1. 01

   Faça o inventário do que tem

   Liste todas as folhas e exportações que traria e o que cada uma contém — contas, contactos, leads, negócios, produtos, tarefas, notas ou reuniões. Decida o que vale a pena manter.

2. 02

   Arrume primeiro as folhas

   Dê a cada folha uma única linha de cabeçalho, um registo por linha e um só tipo de registo por folha. Acrescente o e-mail do responsável em cada linha para que os registos fiquem com a pessoa certa.

3. 03

   Carregue os seus ficheiros

   Em Configuration → Organization → Data migration, escolha de onde vêm os dados — uma exportação do HubSpot, Zoho CRM, Salesforce ou Pipedrive, ou qualquer folha de cálculo — e carregue os seus ficheiros CSV ou Excel.

   Passo a passo na Central de Ajuda
4. 04

   Faça corresponder colunas, valores e responsáveis

   Faça corresponder cada coluna a um campo do Worxley, os valores das listas de opções e as etapas às suas opções, e os responsáveis por e-mail ou nome. Tudo o que não tiver lugar pode tornar-se um novo campo.

   Passo a passo na Central de Ajuda
5. 05

   Faça a verificação antes de migrar

   O Check data mostra o que vai ser criado, o que vai ser atualizado e que linhas têm problemas, com o motivo de cada um. Nada é escrito até iniciar a migração.

   Passo a passo na Central de Ajuda
6. 06

   Migre e depois faça uma verificação por amostragem

   Inicie a migração e depois abra alguns registos que conheça bem e verifique-os. Se algo estiver errado, toda a migração pode ser anulada durante 30 dias.

   Passo a passo na Central de Ajuda

Onde as migrações correm mal

Cada um destes erros é fácil de evitar antes de começar e penoso de corrigir depois.

• Uma folha gigante para tudo

  Contas, contactos e negócios misturados numa só folha são difíceis de mapear. Separe-os primeiro numa folha por tipo de registo.

• Registos sem responsável

  As linhas sem responsável ficam todas com o responsável predefinido. Acrescente o e-mail de cada responsável antes de carregar os ficheiros.

• Trazer tudo, só por precaução

  Leads mortos com dez anos atravancam a pesquisa e os relatórios desde o primeiro dia. Deixe para trás o que ninguém vai voltar a abrir.

• Saltar a verificação

  Leia sempre as linhas com problemas antes de migrar. Dez minutos aí poupam horas de limpeza depois.

A sua lista de verificação pré-migração

Tenha isto pronto e a migração propriamente dita demora minutos.

O que o Worxley lhe oferece para isto

O Data migration está integrado no Worxley, por isso não precisa de um consultor nem de uma ferramenta à parte para fazer a mudança.

Uma migração para muitos registos

Contas, contactos, leads, negócios, produtos, tarefas, notas, reuniões e registos personalizados numa única execução.

Primeiro, uma verificação completa

Veja o que vai ser criado e atualizado, e descarregue as linhas com problemas, antes de algo ser guardado.

Seguro com os dados existentes

Escolha se os registos que já estão no Worxley são atualizados ou deixados como estão; as linhas repetidas são fundidas.

Anular durante 30 dias

Os registos criados são removidos e os atualizados são repostos, se precisar de recomeçar.

FAQ