चैट पर सहमत आदेश बदलें, कभी दस्तावेज़ीकरण नहीं किया गया
एक ग्राहक एक कॉल पर 'एक छोटा सा जोड़' मांगता है, यह बन जाता है, और छह महीने बाद कोई भी यह इंगित नहीं कर सकता है कि गुंजाइश - या कीमत - वास्तव में कब बदल गई।
उद्योग गाइड
CRM पर IT सेवा व्यवसाय चलाना
आईटी सेवाओं की सगाई अनुमानों, एसओडब्ल्यू और मील के पत्थर बिलिंग पर चलती है - लीड सूची नहीं। यहां बताया गया है कि उस वास्तविकता के चारों ओर एक सीआरएम कैसे स्थापित किया जाए, चरण दर चरण।
क्यों एक स्प्रेडशीट मुट्ठी भर ग्राहकों के पीछे काम करना बंद कर देती है
एक आईटी सेवाओं की सगाई एक एकल सौदा नहीं है - यह दस्तावेजों और तिथियों की एक श्रृंखला है: एक स्कोप अनुमान, एक हस्ताक्षरित एसओडब्ल्यू, डिलीवरी मील के पत्थर की एक स्ट्रिंग, परिवर्तन आदेश जो अनिवार्य रूप से पालन करते हैं, और एक साल बाद एक एएमसी नवीनीकरण। एक स्प्रेडशीट ग्राहकों की एक सूची रख सकती है, लेकिन यह आपको यह नहीं बता सकती है कि कौन सा एसओडब्ल्यू अभी भी अहस्ताक्षरित है, कौन सा मील का पत्थर चालान अतिदेय है, या कौन सा एएमसी अगले महीने नवीनीकृत करता है। एक बार जब आप एक बार में मुट्ठी भर से अधिक जुड़ाव चला रहे होते हैं, तो वह अंतर वह जगह है जहां राजस्व चुपचाप लीक हो जाता है।
आईटी सेवाओं की सगाई, चरण दर चरण
प्रत्येक आईटी सेवा जुड़ाव - एक वेबसाइट निर्माण, एक ऐप, चल रहे समर्थन - एक ही आकार के माध्यम से चलता है। चरणों का नामकरण ही उन्हें ट्रैक करने योग्य बनाता है।
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आधिकारिक जाँच
एक संभावना एक परियोजना या समर्थन की आवश्यकता के बारे में पहुंचती है। पहली नौकरी सिर्फ इसे एक ही स्थान पर कैप्चर करना है - अग्रेषित ईमेल नहीं, एक स्रोत और एक मालिक के साथ एक वास्तविक रिकॉर्ड।
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आवश्यकता सभा
आप कॉल और दस्तावेजों के माध्यम से उन्हें वास्तव में क्या चाहिए। यह वह जगह है जहां अधिकांश विवरण खो जाता है यदि यह रिकॉर्ड के बजाय किसी के इनबॉक्स में रहता है।
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अनुमान लगाना
एकत्रित आवश्यकताओं के आधार पर एक बॉलपार्क लागत और समयरेखा ग्राहक के पास वापस जाती है।
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प्रस्ताव/बीओ का मसौदा तैयार किया गया
अनुमान काम का एक औपचारिक विवरण बन जाता है - दायरा, डिलिवरेबल्स, मील के पत्थर और भुगतान की शर्तें बताई गई हैं।
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वार्ता
दायरा या कीमत समायोजित हो जाती है। प्रत्येक संशोधन को एक ही SOW रिकॉर्ड को अपडेट करना चाहिए, न कि एक नए ईमेल थ्रेड में फोर्क।
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हस्ताक्षरित एसओडब्ल्यू
ग्राहक साइन ऑफ करता है। यह वह बिंदु है जिसे शुरू करने के लिए काम अधिकृत किया जाना चाहिए - और जिस बिंदु पर भुगतान अनुसूची बंद हो जाती है।
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डिलीवरी मील के पत्थर
SOW में मील के पत्थर के खिलाफ काम किया जाता है, प्रत्येक अपने स्वयं के चालान को ट्रिगर करता है।
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आदेश बदलें
स्कोप परिवर्तन मध्य-परियोजना अपने स्वयं के रिकॉर्ड के रूप में लॉग इन हो जाते हैं, मूल एसओडब्ल्यू से जुड़े होते हैं - समयरेखा में चुपचाप अवशोषित नहीं होते हैं।
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एएमसी नवीनीकरण
एक बार वितरित होने के बाद, सगाई एक वार्षिक रखरखाव अनुबंध में चली जाती है जिसे महीनों पहले अपने स्वयं के नवीनीकरण अनुस्मारक की आवश्यकता होती है।
जहां आईटी सेवाओं की व्यस्तता आमतौर पर गलत हो जाती है
ये काल्पनिक नहीं हैं - वे वही मुट्ठी भर विफलता बिंदु हैं जो सीआरएम पर केंद्रीकृत होने से पहले अधिकांश आईटी सेवा टीमों में दिखाई देते हैं।
आवश्यकताएँ किसी की नोटबुक या इनबॉक्स में रहती हैं
जो व्यक्ति खोज करता है वह चला जाता है या व्यस्त हो जाता है, और वास्तव में जो वादा किया गया था उसका एकमात्र रिकॉर्ड उनके साथ छोड़ देता है।
एएमसी नवीनीकरण छूट जाते हैं
अनुबंध की तारीख से बंधे अनुस्मारक के बिना, एक वार्षिक रखरखाव अनुबंध चुपचाप समाप्त हो जाता है - और ग्राहक को पता चलता है कि कुछ टूट जाता है।
चालान वितरण से डिस्कनेक्ट हो गया है
मील के पत्थर वितरित हो जाते हैं लेकिन संबंधित चालान एक मैनुअल, आसानी से भूलने वाला कदम है, बजाय इसके कि ट्रिगर किया गया है।
लाइव होने से पहले क्या सेट अप करें
ऊपर दिया गया वर्कफ़्लो केवल तभी काम करता है जब CRM को इससे मेल खाने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया हो, न कि कोई सामान्य विक्रय पाइपलाइन जिसमें आप अपनी प्रक्रिया को बाध्य कर रहे हैं.
पाइपलाइन चरण जो आपकी सहभागिता से मेल खाते हैं, न कि एक सामान्य बिक्री फ़नल
पूछताछ, आवश्यकता एकत्र करना, अनुमान, बीओडब्ल्यू, हस्ताक्षरित, वितरण, एएमसी - वास्तविक चरणों के रूप में, विवरण के साथ लीड/जीता/खोई हुई पाइपलाइन नहीं।
SOW मूल्य, मील का पत्थर% और नवीनीकरण तिथि के लिए कस्टम फ़ील्ड
इसलिए एक रिपोर्ट या फ़िल्टर किया गया दृश्य हर रिकॉर्ड को फिर से पढ़े बिना 'क्या अतिदेय है' का उत्तर दे सकता है।
एसओडब्ल्यू पर ही ई-हस्ताक्षर
तो 'हस्ताक्षरित SOW' एक टाइमस्टैम्प के साथ एक सिस्टम ईवेंट है, न कि स्कैन की गई पीडीएफ जिसे किसी का पीछा करना पड़ता है और फिर से अपलोड करना पड़ता है।
मील के पत्थर और एएमसी नवीनीकरण तिथियों के लिए स्वचालित अनुस्मारक
एक बार सेट करें, इसलिए कुछ भी इस बात पर निर्भर नहीं करता है कि किसी को अब से तीन महीने बाद कैलेंडर की जांच करना याद है।
इस वर्कफ़्लो के शीर्ष पर Worxley क्या जोड़ता है
आप उपरोक्त प्रक्रिया को किसी भी सीआरएम में बना सकते हैं जो आपको पाइपलाइनों और फ़ील्ड को अनुकूलित करने देता है। वर्क्सली सीआरएम को विशेष रूप से आईटी सेवाओं की व्यस्तताओं को ध्यान में रखकर बनाया गया था - एसओडब्ल्यू-एंड-माइलस्टोन आकार प्रथम श्रेणी का फिट है, वर्कअराउंड नहीं।
कॉन्फ़िगर करने योग्य पाइपलाइन
ऊपर दिए गए सटीक नौ चरणों को सेट करें - या उससे कम - एक निश्चित बिक्री-फ़नल संरचना से लड़े बिना।
ई-हस्ताक्षर में निर्मित
रिकॉर्ड छोड़े बिना या एक अलग ई-हस्ताक्षर टूल के लिए भुगतान किए बिना SOW भेजें, हस्ताक्षर करें और ट्रैक करें।
मील का पत्थर और एएमसी अनुस्मारक
मील का पत्थर चालान या एएमसी नवीनीकरण होने से पहले स्वचालित कुहनी से धक्का मिलता है, पहले से ही देर हो चुकी होने के बाद नहीं।
क्लाइंट पारदर्शिता मोड
एक ग्राहक को अपने पूरे सीआरएम तक पहुंच प्रदान किए बिना उनकी अपनी सगाई की स्थिति में दृश्यता दें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
एक टिकटिंग टूल क्लाइंट के लाइव होने के बाद समस्याओं को ट्रैक करता है। इसमें उससे पहले सब कुछ शामिल है - पूछताछ, स्कोपिंग, एसओडब्ल्यू और डिलीवरी - साथ ही एएमसी जो अंततः दोनों को जोड़ता है। अधिकांश टीमें दोनों चलाती हैं, एक ही क्लाइंट रिकॉर्ड से जुड़ी होती हैं।
प्रत्येक परिवर्तन आदेश को मूल एसओडब्ल्यू के खिलाफ अपने स्वयं के लिंक किए गए रिकॉर्ड के रूप में लॉग करें, अपने स्वयं के मूल्य और साइन-ऑफ के साथ - इसलिए सगाई का वास्तविक दायरा और कीमत हमेशा उस चीज़ का योग होता है जो वास्तव में फ़ाइल पर है, न कि किसी को भी सहमत होने की याद है।
हाँ — सगाई पर एक नवीनीकरण तिथि फ़ील्ड सेट करें और एक अनुस्मारक नियम खाता स्वामी के लिए एक निर्धारित दिनों की संख्या को सक्रिय करता है, बिना किसी के अलग कैलेंडर बनाए के।
अधिकांश टीमें अपनी मौजूदा ग्राहक सूची को शुरुआती बिंदु के रूप में आयात करती हैं, फिर आगे बढ़ने के ऊपर वर्कफ़्लो से मेल खाने के लिए पाइपलाइन चरणों का पुनर्निर्माण करती हैं। आपको नए लोगों को ठीक से ट्रैक करने से मूल्य प्राप्त करने के लिए ऐतिहासिक SOWs को स्थानांतरित करने की आवश्यकता नहीं है।
मुफ़्त में शुरू करें
आपने देख लिया कि यह कागज़ पर कैसे काम करता है। अब इसे सच में सेट कीजिए।
इस गाइड की पाइपलाइन से शुरू करें और इसे अपने व्यवसाय के अनुसार बदलें।