变更订单是通过聊天达成的，从未被记录下来
客户在通话中提出“一个小小的新增”，项目建成，六个月后没人能指出范围或价格究竟何时发生变化。
为什么电子表格在少数客户面前就失效了
IT服务项目不是单一交易——而是一连串的文件和日期：范围估算、签署的工作量表、一系列交付里程碑、必然随之而来的变更单，以及一年后的AMC续约。电子表格可以保存客户名单，但它无法告诉你哪个工作工作说明书尚未签署，哪个里程碑发票逾期，或哪个AMC下个月续签。一旦你同时进行多个项目，这个空白就是收入悄悄流失的地方。
IT服务的参与，逐步进行
每一个IT服务的参与——网站建设、应用、持续支持——都经过同一个流程。给阶段命名是它们可追踪的关键。
- 1
调查
潜在客户联系他们，谈及某个项目或支持需求。第一项工作就是把它集中在一个地方——不是转发的邮件，而是带有来源和所有者的实际记录。
- 2
需求收集
你通过电话和文档来确定他们真正需要什么。如果细节存在某人的收件箱而不是记录中，大部分细节都会丢失。
- 3
估算
大致的成本和时间表会根据收集到的需求反馈给客户。
- 4
提案/工作说明书起草
估算成为正式的工作说明书——明确范围、交付物、里程碑和付款条款。
- 5
谈判
范围或价格会被调整。每次修订都应该更新相同的工作工作记录，而不是分叉到新的邮件线程。
- 6
签名SOW
客户签字。这正是工作应被授权开始的时刻——也是付款计划锁定的时刻。
- 7
交付里程碑
工作是根据工作工作表中的里程碑进行的，每个里程碑都会触发自己的发票。
- 8
变更订单
项目中范围的变更会作为独立记录记录，关联到原始的 SOW——而不是默默地融入时间线。
- 9
AMC续约
交付后，合同转为年度维护合同，需提前数月自行续约提醒。
IT服务项目通常会出错的地方
这些并非假设——它们是大多数IT服务团队在集中管理CRM之前出现的少数失败点。
需求会被保存在某人的笔记本或收件箱里
负责证据开示的人离开了或者忙了，唯一关于实际承诺内容的记录也随之离开。
AMC续约被漏掉
如果合同日期没有提醒，年度维护合同就会悄然终止——客户会发现什么时候出现故障。
开票与配送是分开的
里程碑会被送达，但相应的发票却是一个手动、容易忘记的步骤，而不是触发步骤。
上线前该设置什么
上面的工作流程只有在CRM配置得与之匹配时才有效，而不是你强行进入的通用销售管道。
要有符合你参与度的管道阶段，而不是通用的销售漏斗
询问、需求收集、估算、工作说明书、签署、交付、资产管理——作为实际阶段，而不是一个去掉细节的潜在客户/赢家/输注流程。
自定义工作时间值、里程碑百分比和续订日期字段
因此，报告或过滤视图可以回答“什么逾期”，无需任何人重新阅读每条记录。
SOW本身的电子签名
所以“签名的 SOW”是带有时间戳的系统事件，而不是需要追踪并重新上传的扫描 PDF。
里程碑和AMC续订日期自动提醒
设定一次，所以不依赖于有人记得查看三个月后的日历。
Worxley在这一工作流程基础上添加的内容
你可以在任何允许自定义管道和字段的CRM中构建上述流程。Worxley专为IT服务项目设计——SOW和里程碑的结构是一流的契合，而非权宜之计。
可配置管道
在不依赖固定销售漏斗结构的情况下，设置上述九个阶段或更少的阶段。
内置电子签名
发送、签署并跟踪工作说明书，无需留下记录或单独购买电子签名工具。
里程碑与AMC提醒
在里程碑发票或AMC续期到期前自动推送，而不是在到期后才进行。
客户端透明模式
让客户了解自己的参与状态，但不让他们访问整个CRM。
常见问题
工单工具会在客户上线后跟踪问题。这涵盖了之前的所有内容——询问、范围界定、工作内容和交付——以及最终将两者连接起来的AMC。大多数团队同时运行两者，通过同一个客户记录连接。
将每个变更订单作为独立的关联记录，与原始工作说明书对照，并附带其价值和签核——因此，参与的实际范围和价格始终是实际存档内容的总和，而非任何人记得同意的内容。
是的——在订婚活动上设置续订日期字段，提醒规则会在更新前的固定天数触发给账户持有人，无需有人单独管理日历。
大多数团队会导入现有客户名单作为起点，然后重建流水线阶段以匹配上述工作流程。你不需要迁移历史工作工作时间来正确跟踪新工作时获得价值。