CRMを活用したデジタルマーケティング代理店の運営
エージェンシーの仕事は、ブリーフから提案、リテイナーまでの引き継ぎ、そして期限切れ前に更新を捉えられるかどうかにかかっています。CRM でそれをどう構成するかをご紹介します。
読了時間 9分9ステップ
なぜエージェンシーパイプラインにはリードリスト以上の構造が必要なのか
マーケティング代理店のパイプラインは単なる見込み客や契約ではなく、審査が必要なブリーフ、見積もりが必要な範囲、署名すべき提案書、数か月後に更新が必要なリテイナーも含まれます。最初の販売だけを追跡すると、誰も期限内にフラグを立てなかった静かで利益の出る半分のエージェンシー収益を失い続けることになります。
インバウンドブリーフからリテイナー更新まで
エージェンシーの仕事は単一の販売よりも長い弧を描きます。「受注」で終わるのではなく、オンボーディングを経て次の更新まで続きます。
インバウンド・ブリーフ
見込み客はフォーム、紹介、またはコールドアウトリーチを通じてブリーフを提出します。ブリーフ自体はレコードに添付されるべきで、別個の受信箱に保管されるべきではありません。
資格
予算、スケジュール、適合性は、実際に発見に時間を割く前に必ず確認されます。
発見
より深い通話やワークショップでは、目標やチャネル、現在のパフォーマンスが明確になります。
範囲と推定
ヒアリングに基づいて、成果物とリテイナーまたはプロジェクトの金額を作成します。
ピッチ
提案するアプローチと範囲を見込み客に提示します。正式な提案書と一緒にプレゼン資料を添えることもよくあります。
プロポーズ/電子署名
スコープは、リテイナー金額と開始日が記載された署名可能な提案書や契約書になります。
受注
契約書は署名されます。ここがオンボーディングの開始のきっかけであり、ゴールラインではありません。
オンボーディング
アクセス、ブランド資産、報告のリズムが設定されます。これが月の順調な進行を左右する最後の一マイルです。
リテイナーと契約拡大
アカウントは継続的なサービス提供の段階に入り、更新日やアップセルの機会に向けて追跡されます。
エージェンシーのパイプラインがつまずきやすいポイント
クライアントのライフサイクルに本格的なシステムが整う前のほとんどの代理店で、同じようなギャップが現れます。
ブリーフは共有受信箱に保存されます
最初にメールを確認した人が返信しますが、誰も確認する前にどのブリーフが合格、無視、紛失かの記録はありません。
元のスコープの記録がないスコープクリープ
アカウントに元のSOWが付属していなければ、クライアントや自分のデリバリーチームに実際に何が合意されたのか伝えることは不可能です。
リテイナーの更新が見落とされる
12ヶ月のリテイナーは、11ヶ月のリマインダーが誰にも設定されていなかったため、静かに失効します。
どのアカウントにリスクがあるか見えない
リテイナーのクライアントは数週間沈黙し、誰も気づかないまま更新の話が遅すぎて話せない。
公開前に設定すべきこと
上記のライフサイクルをミラーするパイプラインは、これらが設定されている場合にのみ機能し、デフォルトとして残してはいけません。
Worxleyがこのワークフローの上に追加すること
このライフサイクルは、柔軟な CRM ならどれでも構築できます。Worxley は、エージェンシーが特に求める要素を追加します: 自動でルーティングされるブリーフ受付、提案書の電子署名、そしてスプレッドシートをスクロールする代わりにリテイナーアカウントを検索してくれる AI です。
- 簡単な取り込みとルーティング
- 受信したブリーフはレコードとして届き、共有受信箱に留まるのではなく、自動的に適切な担当者にルーティングされます。
- 電子署名内蔵
- 別のツールを使わずに提案書を送り、署名してください。署名済みの契約書は同じアカウント記録に保存されます。
- リテイナーおよび更新トラッキング
- リテイナー金額と更新日は実際の項目として、メモに埋もれることなくビューやレポートに表示されます。
- アカウント間のAI検索
- 今四半期に更新を迎えるリテイナーや、連絡が途絶えたアカウントを、手作業でフィルターを作らずに普段の言葉で尋ねられます。
FAQ
はい。両方に同じライフサイクルを使い、リテイナー専用の項目(更新日、リテイナー金額)は単発プロジェクトのレコードでは空のままにしてください。
CRMのレコードは商取引上の関係(範囲、金額、更新)に集中させ、チームが実際に日々の成果物を管理している場所へリンクしましょう。CRM内でプロジェクト管理を二重に行う必要はありません。
はい。更新日の項目に、一定日数前に通知するリマインダールールを設定しておけば、誰もカレンダーの確認を覚えておく必要がなくなります。
現在のクライアントリストを最初にインポートし、上記のパイプラインステージを今後適用します。価値の大部分は新しい活動を正しく追跡することで得られ、バックフィル履歴からではありません。